Nebenkostenabrechnung prüfen: Die Checkliste für Mieter

Die jährliche Nebenkostenabrechnung führt häufig zu Nachzahlungen. Eine sorgfältige Prüfung lohnt sich: Formelle und inhaltliche Fehler sind keine Seltenheit.

Checkliste: Formelle Anforderungen

1. Abrechnungszeitraum: Er darf höchstens zwölf Monate umfassen.
2. Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach kann er keine Nachzahlung mehr fordern, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein Guthaben müssen Sie trotzdem erhalten.
3. Mindestangaben: Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Ihr Anteil und der Abzug Ihrer Vorauszahlungen.

Checkliste: Inhaltliche Prüfung

4. Vereinbarung im Mietvertrag: Nur Kostenarten, deren Umlage vereinbart wurde, dürfen abgerechnet werden. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt.
5. Umlagefähigkeit: Erlaubt sind nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV — etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Versicherungen. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung.
6. Hausmeisterkosten: Anteile für Reparatur- und Verwaltungstätigkeiten müssen herausgerechnet sein.
7. Verteilerschlüssel: Üblich ist die Wohnfläche (§ 556a BGB). Stimmt die angesetzte Fläche mit Ihrer Wohnung überein?
8. Heizkosten: Mindestens 50 %, höchstens 70 % müssen nach Verbrauch verteilt werden (HeizkostenV).
9. Plausibilität: Vergleichen Sie mit dem Vorjahr. Starke Kostensprünge sollten erklärbar sein.
10. Leerstand: Kosten leer stehender Wohnungen trägt grundsätzlich der Vermieter.

Belegeinsicht

Sie haben das Recht, die Originalbelege einzusehen — in der Regel beim Vermieter oder der Hausverwaltung vor Ort. Fotografieren Sie relevante Unterlagen.

So erheben Sie Einwendungen

Einwendungen müssen Sie dem Vermieter spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Formulieren Sie konkret, welche Position Sie warum beanstanden. Ein Musteranfang:

„Gegen die Betriebskostenabrechnung vom … für den Zeitraum … erhebe ich folgende Einwendungen: Position ‚Verwaltungskosten‘ ist nicht umlagefähig. Bitte übersenden Sie eine korrigierte Abrechnung. Bis zur Klärung behalte ich mir die Zahlung des streitigen Betrags vor.“

Bei größeren Beträgen lohnt sich die Prüfung durch einen Mieterverein oder eine Fachanwältin für Mietrecht.